Registro horario digital obligatorio: qué se sabe y cómo prepararte

Qué es obligatorio hoy

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a todas las empresas a:

• Registrar cada día el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
• Conservar esos registros durante cuatro años.
• Tenerlos a disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

La forma de organizar el registro se decide por convenio colectivo, por acuerdo de empresa o, si no los hay, por decisión de la empresa tras consultar a los representantes de los trabajadores.

Hoy la ley no exige que el registro sea digital: un sistema en papel es válido si es fiable. Eso es lo que va a cambiar.

Qué cambiará con el registro horario digital

Según el texto en tramitación, el registro tendrá que hacerse por medios digitales y cumplir, sobre todo, estos requisitos:

• Trazabilidad: que quede constancia de cada fichaje y de cualquier modificación.
• Inalterabilidad: que los registros no se puedan manipular después.
• Acceso a distancia para la Inspección de Trabajo.

El texto definitivo puede cambiar hasta su publicación en el BOE, así que conviene revisarlo cuando se apruebe.

En qué punto está (octubre de 2026)

• 30 de septiembre de 2025: el Consejo de Ministros aprueba la tramitación urgente de un real decreto específico para el registro horario digital.
• Marzo de 2026: el Consejo de Estado emite su dictamen y el Ministerio de Trabajo empieza a ajustar el texto.
• Septiembre de 2026: el Gobierno anuncia que lo aprobará en breve, una vez cerrados los ajustes.
• Principios de octubre de 2026: la Secretaría de Estado de Trabajo indica que prevé llevarlo al Consejo de Ministros este mes.

Actualizaremos esta guía en cuanto el real decreto se apruebe y se publique.

Cómo elegir un sistema de fichaje digital

Estas son las opciones más habituales:

• App en el móvil: cómoda, aunque conviene pensar en quien no tiene móvil de empresa y en la privacidad si usa geolocalización.
• Tarjeta o etiqueta NFC: la persona ficha acercando la tarjeta o el móvil a un punto fijo del local. Es rápido y no usa datos biométricos. Así funciona el fichaje con NFC.
• Terminal con huella o reconocimiento facial: usa datos biométricos, que tienen una protección especial; la Agencia Española de Protección de Datos aplica criterios muy estrictos a su uso para el control de presencia.
• Ordenador o web: útil para trabajo de oficina o teletrabajo.

Sea cual sea, el sistema debería:

• Registrar la entrada y la salida, y las pausas si las computas como tiempo de trabajo.
• Impedir que se modifiquen fichajes sin dejar rastro.
• Exportar los registros fácilmente para la Inspección o para tu asesoría.
• Conservarlos al menos cuatro años.
• Permitir a cada persona consultar sus propios registros.

Cómo prepararte ya

1. Revisa cómo registras la jornada hoy y quién se encarga.
2. Consulta tu convenio colectivo: puede incluir reglas sobre el registro.
3. Elige un sistema digital y pruébalo unas semanas antes de que sea obligatorio.
4. Informa y consulta a la representación de los trabajadores, si la hay.
5. Forma al equipo para que fichar sea un gesto automático.